Wat is

OX is een netwerk van zelfstandige vastgoedprofessionals uit diverse disciplines die met elkaar het OX‐DNA delen: vakkundig, enthousiast, integer, talentvol en gericht op ontwikkeling.

"OX is hét platform van onafhankelijke experts in de vastgoedmarkt"

Inloggen

Ontwikkelproces en planning & control cyclus ontrafeld

 

Het onderscheid tussen stuur- beslis- en managementinformatie

Projectontwikkeling wordt steeds complexer. Doorlooptijden worden langer, het aantal betrokken partijen neemt toe en ontwikkelopgaven worden moeilijker. Met deze ontwikkeling is ook de hoeveelheid informatie toegenomen. Om te voorkomen dat we door de bomen het bos niet meer zien zullen we de essentie steeds helder voor ogen moeten houden 
 
Hoe zit dat nu bij projectontwikkeling? Welke ‘informatiestromen’ onderscheiden we? En hoe hangen deze met elkaar samen? Wat hebben we nodig om te beslissen en wat om te sturen? Hieronder heb ik de informatie ontrafeld en laat ik de onderlinge verbanden zien als het gaat om het ontwikkelproces en de planning & control cyclus.
 
 

Ontwikkelproces gaat dwars door P&C-cyclus

Het ontwikkelproces duurt enkele tot vaak vele jaren. Dit proces staat centraal en kent een eigen dynamiek. Meestal start de ontwikkeling vanuit een meerjarenplanning (MJP).
 
Naast het ontwikkelproces zorgt de planning & control cyclus voor de bewaking van alle vastgoedprojecten. De p&c is ingericht rondom de boekhoudperiode van één jaarschijf en bewaakt de voortgang van de projecten gerelateerd aan de begroting. De p&c-cyclus start vanuit de MJP met het opstellen van de begroting.
 
In beide processen maken we gebruik van informatie met verschillende doelen: stuurinformatie, beslisinformatie en managementinformatie. 
 
ontwikkelproces en p&c cyclus ontrafeld
 

Het ontwikkelproces 

Het ontwikkelproces is opgeknipt in een aantal fasen. Aan het eind van iedere fase besluit je over de voortgang van je project. Het fasedocument bevat informatie gericht op besluitvorming; het stelt de kaders voor de volgende fase. In het besluitdocument worden de risico’s (impliciet of expliciet) inzichtelijk gemaakt.

Aan het eind van een ontwikkelfase komt alle relevante informatie samen in het besluitdocument.  Dit moment staat dus los van de p&c. Het besluitdocument bevat op hoofdlijn:

  • Algemene object-/projectgegevens, 
  • Projectdoelstelling/-ambitie, 
  • Projectprogramma,
  • Doelgroepen,
  • Projectbegroting (opbrengsten, kosten, resultaat),
  • Projectplanning (fasen, mijlpalen),
  • Projectorganisatie,
  • Informatie over risicoaspecten zoals bestemmingsplan, grond, marktsituatie.
 
 

Projectrapportage linking pin tussen Ontwikkelproces en P&C-cyclus

Om grip op organisatie te houden wordt over de voortgang (meer dan alleen planning) van de projecten gerapporteerd. Deze projectrapportage (= managementrapportage)  is de link met de p&c-cyclus. De projectrapportage is dus de BRON van de informatievoorziening in de p&c en dus van de begroting. Betrouwbaarheid van deze informatie is daarom cruciaal.
 
Projectrapportages staan los van de dynamiek van het ontwikkelproces. Zij worden frequent en met regelmaat (bijvoorbeeld maandelijks) gemaakt. 
 
Met de projectrapportage informeer je de leidinggevende over de voorgang, over de stand van zaken. Als de dynamiek in het project groter is neemt vaak ook de behoefte aan frequenter informeren toe. 
 
Op hoofdlijnen bevat de projectrapportage de volgende informatie:
  • Programma (woningen, bog, parkeren),
  • Financiën (opbrengsten, grondkosten, bouwkosten, bijkomende kosten, risicoreservering, projectresultaat),
  • Planning (besluitvorming en mijlpalen),
  • Overige risico’s.
Deze informatie is afgezet tegen de begroting en tegen het laatste fasebesluit. Dit alles overzichtelijk weergegeven op één A4-tje.
 

De P&C-cyclus 

Informatie in de p&c-cyclus is gericht op het bewaken van de begroting. Rapportages zijn er om het management te informeren. Naast de begroting zijn dat vaak maand- en kwartaalrapportages. Deze managementrapportages bevatten meer dan alleen financiële informatie.
 
Maandrapportage 
De maandrapportage wordt dus opgebouwd vanuit de projectrapportages en is gericht op de gebruikers (bijv. portefeuillemanagers, directies en bestuurders). Het geeft overzicht over de portefeuille en inzicht in bijzondere projecten. Vaak wordt ook een doorkijk naar de zogenaamde ‘eindejaarsverwachting’ gegeven (waar komen we op uit in relatie tot de begroting).
 
Kwartaalrapportage  
Als de maandrapportage maar het kan een wat zwaardere status krijgen indien de ‘eindejaarsverwachting’ als een formele Prognose wordt vastgesteld.
 
Begroting  
In feite een soort Q0 prognose met een eindejaarsverwachting van het komende jaar.
 
 
Dirk-Jan Maas
HouVast advies & interim
djmaas@houvastadvies.nl
www.houvastadvies.nl
 
Geplaatst op 14 oktober 2011 07:47 door Dirk-Jan Maas in Vastgoed
Deel dit op:

Reacties op dit artikel

Mag ik deze informatie gebruiken voor mijn gastdocentschap aan De Haagse Hogeschool in project- en gebiedsontwikkeling? Buitengewoon mooi samengevat en makkelijk over te brengen blog met informatie!

groet, Ruud Kruip

09 november 2011 10:32