Wat is

OX is een netwerk van zelfstandige vastgoedprofessionals uit diverse disciplines die met elkaar het OX‐DNA delen: vakkundig, enthousiast, integer, talentvol en gericht op ontwikkeling.

"OX is hét platform van onafhankelijke experts in de vastgoedmarkt"

Inloggen

Effectief sturen leidt tot doelrealisatie en kostenbesparing

Hot item bij alle corporaties is Nederland: efficiëntie en kostenbesparing. Hoe betalen we over een paar jaar de heffing van 600 miljoen voor de huursubsidie, zonder dat de volkshuisvestelijke taakstelling in de knel komt? Een kort onderzoekje dat ik in samenwerking met Quintis heb uitgevoerd geeft aan dat een groot deel van de woningcorporaties met efficiencyverbetering bezig is of het op de agenda heeft staan.

Efficiency is goed, effectiviteit is beter. Zorg ervoor dat je strategische doelen ook op werkvloer tot een resultaatgerichte uitvoering leiden. En zorg dat alle medewerkers vooral die dingen doen, die bijdragen aan het realiseren van deze doelen. Door bezig te zijn met de juiste zaken, voorkom je inefficiëntie.

Sturen langs vijf lijnen
Sturen op effectiviteit gaat niet vanzelf. Heldere communicatie over de strategische doelen en een open proces waarin de doelen vertaald worden in plannen en afspraken, zijn belangrijk om alle managers en medewerkers dezelfde richting uit te krijgen. Bij de inrichting van resultaatgerichte sturing wordt samenhang aangebracht tussen de vijf verschillende sturingslijnen:

Doel: vertaling van strategische doelen naar tactisch en operationeel niveau;
Plan: vertaling van de doelen naar de inzet van mensen en middelen in de tijd;
Afspraak: onderhandelen over de prestaties, middelen en bevoegdheden;
Verantwoording: rapportage en prognose van resultaten;
Beoordeling:beoordeling van mate van en manier waarop de resultaten behaald zijn.

 

Bij sturing op prestaties worden alle elementen van sturing heel consequent met elkaar in samenhang worden gebracht. Waardoor de vertaling van de doelen, via planning en begroting tot prestatieafspraken leiden. De periodieke rapportage is geënt op deze afspraken en de beoordelingen zijn gebaseerd op de manier waarop en de mate waarin de prestaties zijn behaald.
 

12 tips voor een goede invoering

Van strategische naar tactische en operationele doelen
Bij de vertalingen van de doelen naar plannen en afspraken wordt alles SMART gemaakt. Dat gaat niet in één keer, maar wordt bij elke stap verder ingevuld.
  1. vertaal de strategische doelen naar kritische succesfactoren en prestatie-
      indicatoren op tactisch en operationeel niveau;
  2. zorg ervoor dat de strategische doelen bij de vertaling ‘Specifiek’ en ‘Meetbaar’ zijn
      en geef een indicatie van ‘Tijdsgebonden’;
  3. breng focus aan.
Managers kunnen op een beperkte set van indicatoren sturen. Stel de set zodanig samen, dat er een beeld ontstaat van de ontwikkeling van de strategische doelen.

Van doel naar planning en begroting
De doelen worden vertaald naar een realistische (‘R’ van SMART) inzet van middelen en mensen. Dit is het voorstel van de manager aan de directie.
  4. laat het proces bottom-up verlopen;
  5. zorg voor ondersteuning bij het opzetten van planning en begroting;
  6. laat afdelingen zelf de hoogte van de prestatie voorstellen en toets deze aan de financiële ruimte.
Op strategisch niveau wordt de haalbaarheid getoetst en de inzet van mensen en middelen beoordeeld. Dit laatste is de opmaat voor de onderhandelingen over de te leveren prestaties en resultaten.

Van plan naar afspraak
Alhoewel veel corporaties een mandaatbesluit kennen, worden de specifieke bevoegdheden, die nodig zijn voor het realiseren van de doelen, tijdens het plannen en begroten verder uitgewerkt en met de afspraken vastgelegd. Hiermee is de ‘A’ (acceptabel) ingevuld en is SMART compleet.
  7. maak de prestatieafspraak onderhandelbaar, deze bestaat uit:
      a. de bevoegdheid voor de inzet van de benodigde mensen en middelen;
      b. de definitie van de te behalen kwaliteit en/of kwantiteit;
      c. de tijd (doorlooptijd of tijdstip uitvoering/realisatie);
  8. leg alles vast in een managementcontract.

Verantwoording
Het afleggen van verantwoording kan het beste gebeuren middels een periodieke (maandelijkse) rapportage.
  9.   geef in de maandelijkse schriftelijke rapportrage bij elke prestatieafspraak aan wat
        de huidige score/voortgang is en geef een
        prognose van het resultaat aan het einde van het jaar;
  10. bespreek de maandrapportage met elkaar en maak waar nodig aanvullende
        afspraken.

Beoordeling
Maak in de persoonsbeoordeling gebruik van de prestatieafspraken.
  11. beoordeel bij de resultaten de drie elementen: tijd, kwaliteit en geld;
  12. beoordeel de manier waarop over de resultaten gerapporteerd is en de mate
        waarin de manager in control was (kwaliteit prognoses).

Rob van Oostveen
Management en Advies
mail@robvanoostveen.nl

www.robvanoostveen.nl

Geplaatst op 17 januari 2012 03:58 door Rob van Oostveen in Vastgoed
Deel dit op:

Reacties op dit artikel

Nog geen reacties geplaatst op dit artikel.